仕事でメールを受け取ったら返信するのがマナーです。内容を確認した旨と連絡をいただいたことへのお礼を伝えましょう。まずは基本的なメールの返信のマナーをお伝えします。
1）返信は即日中、遅くとも24時間以内に可能な限り早めに返信しましょう。基本的には即日、遅くとも24時間以内に返信するようにします。
2）件名は変更せず「Re:」は消さない「Re:」が付いていることで返信メールであるということが分かりやすくなります。やり取りが続き「Re:」がその都度増えてしまう場合には、1つだけ「Re:」を残します。話題が変わったら「Re:」をやめ、そのタイミングで件名を変えましょう。
3）「Cc」で受け取ったメールは返信の必要はない自分に「Cc」で届いたメールの目的は情報共有なので、原則返信の必要はありません。返信の必要がある場合は、「横から失礼します」など、一言入れるようにします。
4）複数の質問に回答するときは「引用返信」を利用する1つのメールで複数の質問に回答するときは、引用返信を利用しましょう。相手の文章を部分的に引用することで、内容が伝わりやすくなります。部分引用には「> 」の記号を使うのが一般的です。
5）業務時間外のメールはできるだけ避ける業務時間外のメールはできるだけ避けましょう。どうしても送る必要がある場合は、「業務時間外に失礼いたします」「返信は明日いただけますと幸いです」などの言葉を添え、相手への気遣いを忘れないようにしてください。
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返信はどこまで必要？ビジネスメールは1つのメールで1つの用件とし、少ないやり取りで完結させることが望ましいものです。しかし、予想外にやり取りが続いてしまい「どこまで続ければいいのか」と悩むこともあるでしょう。そこで、やり取りを終わらせる際のマナーをお伝えします。
最初にメールを送った場合一般的に、最初にメールを送った側がやり取りを終わらせます。例えば、自分が問い合わせメールを送り、相手から返信があった場合、内容を確認したことと回答へのお礼を伝えメールのやり取りを終えて問題ありません。
相手からメールを受け取った場合、確認や回答など求められていることをした上で、返信します。この返信に対して相手からお礼のメールが来たら、そのメールへの返信は不要です。
お礼メールや文末に締めくくりの文章がある場合自動返信のお礼メールや、やり取りを終了させる意図を持つ締めの文章でメールが終わっている場合にも、返信の必要はありません。相手のメールに終了の合図が出ていたら、その意図を汲んでやり取りを終わらせましょう。やり取り終了の合図には、次のようなものがあります。
・何かございましたらご連絡ください。・またこちらからご連絡させていただきます。
「返信は不要です」と書かれている場合「返信不要」と書かれているのは、相手の手を煩わせないための気遣いです。返信してはいけないということではありませんので、相手や内容によって判断をしてください。返信不要を意味するフレーズには、次のようなものがあります。
・ご返信は不要／無用です。・ご返信の必要はございません。・ご返信には及びません。
返信メールの書き方ビジネスメールの返信のマナーを見たところで、次は返信メールの書き方へと進みましょう。
ビジネスメールには「件名」「宛名」「挨拶・名乗り」「要旨」「詳細」「結び」「署名」という7つの要素があります。返信メールの場合、「件名」はあえて書き換えなくても大丈夫です。「宛名」の社名は株式会社を「(株)」のように省略せず、氏名に間違いがないことを確認しましょう。「挨拶・名乗り」では、相手との関係性から適切な挨拶を選びます。
「要旨」でご連絡いただいたことへのお礼を述べましょう。「詳細」で内容を確認した旨を伝えたり、質問があれば書き加えたりします。質問への回答を求める場合など、やり取りがまだ続くようであれば、返信を求める一文で「結び」を終えるようにしましょう。やり取りを終える場合には合図を出し、署名を挿入して終了です。
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返信メールのシーン別文例ビジネスシーンでの返信にはさまざまなものがあります。よくある返信文例をシーン別にまとめましたので、参考にしてください。
取引先へお礼を伝える際の返信文例件名：Re：打ち合わせ日程調整のご依頼